L’externalisation comptable est de plus en plus sollicitée par les syndics. Cette approche est avantageuse pour diverses raisons, notamment pour gagner en performance, gagner du temps ou s’assurer d’une meilleure gestion des comptes de la copropriété. Pour que l’adoption de cette nouvelle organisation puisse être une réussite, dénicher le meilleur cabinet est un préalable. Pour vous faciliter la tâche, voici tous les critères à prendre en compte pour vous en sortir en matière d’offre d’externalisation de comptabilité pour syndics.
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L’expertise en syndic
L’expertise en comptabilité de copro reste le critère le plus important. Avant tout, vous avez besoin de professionnels qui s’y connaissent en chiffres ! Une maîtrise des enjeux du métier de syndic fera la différence.
Dans le cadre d’une copropriété, les exigences sont un peu plus élevées. Pour les copropriétaires comme pour le conseil syndical, le manque de précision, les erreurs, les retards qui s’accumulent peuvent rapidement faire tache. Entre des charges qui partent dans tous les sens, des fonds travaux qui se rallongent et certains copropriétaires frustrés à chaque fois qu’on leur demande un centime, il y a au moins là trois façons de se discréditer.
En amont de vos premiers échanges avec un potentiel prestataire, il serait pertinent de préparer un interrogatoire très poussé avant de leur déléguer votre comptabilité. Demandez-leur par exemple comment ils gèrent les impayés chroniques ou encore, posez des questions sur leur approche pour optimiser les charges. À travers leurs réponses à vos interrogations, vous pourriez déterminer si votre interlocuteur a une idée claire de votre métier, de vos préoccupations et de celles de vos clients. Est-ce qu’il a des solutions, par exemple, pour simplifier la présentation des comptes en assemblée générale ? C’est là que vous pourrez savoir s’ils maîtrisent le sujet ou s’ils se contentent d’utiliser de belles pour épater la galerie.
Offre d’externalisation de comptabilité pour syndics : Les ressources technologiques
Si 2024, votre prestataire, vous propose encore de travailler avec des classeurs poussiéreux et des additions à la main, il n’est certainement pas celui qu’il vous faut. La technologie a pris une place importante dans la gestion des comptes et elle permet d’arriver à de meilleurs résultats.
Au lieu de passer des heures à éplucher des relevés bancaires pour faire vos rapprochements, un logiciel peut s’en charger automatiquement. En cas d’anomalie, il vous alerte également et quand vous en avez besoin, en un clic vos états financiers sont générés.
Mais attention, tous les outils ne se valent pas. Pour déterminer lesquels seront efficaces dans votre copropriété, posez directement la question aux prestataires qui les utilisent. Demandez à savoir si leur logiciel peut s’interfacer avec votre système de gestion de copropriété. Renseignez-vous sur les fonctionnalités d’analyse. Est-ce qu’il peut vous sortir des tableaux de bord personnalisés ? Des projections financières pour anticiper les besoins en trésorerie ?
La sécurité aussi, il faut en tenir compte au vu des nombreuses données sensibles que vous gérez. Interrogez-les prestataires sur les protocoles de sécurité de leurs logiciels, leurs procédures de sauvegarde, leur conformité RGPD. Si vous obtenez des réponses vagues sans précisions, ne leur confiez pas la gestion de votre comptabilité.
L’adaptabilité
Chaque syndic est unique. Tandis que certains gèrent trois immeubles, d’autres sont à trois cents. Il y a donc à juste titre des gestionnaires spécialisés dans les copropriétés de petites tailles et d’autres dans les grandes résidences de luxe. Face à cette diversité, il est impossible que les mêmes solutions marchent pour tous. Il vous faut un prestataire qui comprenne cette subtilité et qui soit capable de s’adapter, à votre taille et à vos méthodes de travail. Méfiez-vous des offres externalisation comptabilité pour syndic standardisées qui, même si à certains niveaux peuvent se révéler efficaces, ne sont jamais exactement ce qu’il faut pour votre copropriété.
Pour en arriver à une offre qui s’adapte parfaitement à vos besoins, vous devrez poser des questions. Demandez à votre interlocuteur si son cabinet peut adapter son niveau d’intervention selon vos besoins. Par exemple, si vous voulez garder la main sur certains aspects de la comptabilité et déléguer le reste. Et à l’inverse, s’ils peuvent prendre en charge l’intégralité de la gestion comptable si besoin.
Interrogez-les aussi sur leur capacité à évoluer avec vous. Si votre business explose et que vous passez de 10 à 100 copropriétés en un an, pourront-ils suivre ? Et à l’inverse, si vous traversez une passe difficile et que vous devez réduire les coûts, ajusteront-ils leur offre à la baisse ? Vous l’aurez compris, ce qu’il faut, c’est un prestataire qui s’adapte à vous, pas le contraire.
Offre d’externalisation de comptabilité pour syndics : Le support client
Il n’y a rien de pire qu’une erreur comptable qu’on ne peut pas résoudre parce que le prestataire qui en a la charge est aux abonnés absents. Lorsque vous analysez une offre externalisation comptabilité pour syndic, le service client ne doit pas être un simple détail parmi les critères.
Testez leur réactivité dès le départ. Envoyez un mail urgent avec une question un peu technique. Appelez-les un matin pour une urgence. Dans quels délais réagissent-ils ? S’ils montrent déjà un manque de réactivité pendant la phase de prospection, ce n’est pas quand vous serez client que les choses s’amélioreront. Or les urgences ne préviennent pas et il est primordial de les traiter à temps.
Idéalement, il serait mieux d’avoir un prestataire qui dédie un interlocuteur privilégié à chaque client. Quelqu’un qui connaît bien les dossiers qui lui sont confiés et qui peut répondre rapidement. Si vous deviez réexpliquer à chaque fois votre situation, votre quotidien peut vite se compliquer.
Le coût de la prestation
Une offre externalisation comptabilité pour syndic a un coût. Il est utile de choisir celle qui rentre dans le budget du syndic. Cependant, le moins cher n’est pas toujours le plus économique à long terme.
Ce qu’il faut, c’est de la transparence. Un devis clair, qui détaille précisément ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas. Méfiez-vous des petites lignes en bas du contrat. Est-ce qu’une assistance téléphonique est facturée en sus ? Ou encore, est-ce que des frais de dossier sont applicables à chaque copropriété ? Ces détails peuvent vite rallonger votre facture.
À ce propos, n’oubliez pas d’interroger les prestataires sur leur mode de facturation. Il en existe effectivement plusieurs types, forfait mensuel, facturation à l’acte ou encore un mix des deux. Chaque formule a ses avantages et bien sûr ses inconvénients. Le forfait peut être véritablement pratique pour la visibilité budgétaire, mais en cas de dépassements cela peut poser problème. La facturation à l’acte peut elle aussi sembler plus juste en ce sens qu’elle n’inclue que les services obtenus, quoique le coût à tendance à grimper plus vite.
Aussi et plus important, toujours réfléchir en termes de valeur, pas juste de coût. Si un prestataire est un peu plus cher, mais qu’il vous fait gagner énormément de temps, qu’il vous évite des erreurs coûteuses, qu’il vous aide à optimiser votre gestion… finalement, c’est peut-être lui le plus rentable.
