Bien tenir la comptabilité d’une copropriété permet d’éviter les litiges entre les propriétaires. C’est aussi une condition sine qua non pour garantir une répartition équitable des dépenses et le bon fonctionnement de l’immeuble. Pour y parvenir, les comptables de copropriété doit se référer aux bonnes pratiques et à la réglementation en vigueur en matière de gestion de copropriété. Voici un guide pratique qui vous aidera à y voir plus clair et à structurer un plan comptable.
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La comptabilité des copropriétés : Avant 2007
Avant 2007, la gestion des comptes d’une copropriété reposait sur un système appelé « comptabilité de trésorerie ». Les opérations financières étaient enregistrées au moment du paiement ou de l’encaissement. Cette méthode a rapidement montré ses limites.
En effet, la comptabilité de trésorerie présentait 2 inconvénients majeurs :
- Elle ne permettait pas de connaître la situation économique exacte de l’immeuble à un instant T.
- La comparaison des performances financières entre différents immeubles se révélait difficile.
Pour pallier ces lacunes, les règles comptables de la copropriété ont été révisées en 2007 avec la mise en place de la comptabilité d’engagement.
Comptabilité d’engagement : les nouvelles règles pour les comptables de copropriété
Comme expliqué plus haut, avant 2007, les syndics appliquaient une comptabilité de trésorerie pour les copropriétés. Ils enregistraient les opérations au moment du paiement.
Depuis la révision de la loi n°65-557 (loi SRU en 2007), le syndic doit désormais tenir une comptabilité d’engagement. Cela signifie que celui-ci enregistre les dépenses dès qu’il les engage, même si le paiement n’a pas encore été effectué.
● Comptabilité en partie double :
La mise à jour de 2007 exige également que le syndic applique la comptabilité en partie double. Il doit inscrire chaque écriture au crédit d’un compte en même temps qu’il l’inscrit au débit d’un autre compte. Cette méthode renforce la rigueur de la gestion et permet de détecter rapidement les erreurs lors des saisies comptables.
● Apurement des Dettes
Avant 2007, les syndics ne prenaient pas correctement en compte les impayés des copropriétaires, ce qui impactait la trésorerie de la copropriété. Désormais, les syndics doivent apurer les défauts de paiement. Ce qui garantit une vision plus fidèle de la situation financière de la copropriété.
● Compte bancaire séparé :
Depuis 1965, la loi impose au syndic d’ouvrir un compte bancaire dédié exclusivement à la copropriété. Le syndic doit y verser toutes les sommes perçues pour la copropriété (article 18 grand II de la loi du 10 juillet 1965). Si le syndic ne crée pas ce compte dans les 3 mois suivant sa désignation, il perd automatiquement son mandat.
Comptables de copropriété : Comment gérer les comptes d’une copropriété ?
Pour une gestion efficace des comptes en copropriété, il faut suivre plusieurs étapes clés :
- Élaborer le budget prévisionnel : Le syndic établit un budget prévisionnel pour anticiper les dépenses annuelles de la copropriété. Ce budget sert à calculer et répartir les provisions trimestrielles sur charges.
- Lancer les appels de fonds : En fonction du budget prévisionnel, le syndic sollicite les copropriétaires pour des contributions trimestrielles ou semestrielles, nécessaires au financement des charges. Ces contributions sont calculées en fonction de la quote-part de chaque copropriétaire.
- Contrôler et suivre les dépenses : Tout au long de l’année, le syndic vérifie les factures et procède aux paiements correspondants. Cela permet un suivi plus rigoureux des dépenses.
- Clôturer l’exercice comptable : En fin d’année, le syndic compare les dépenses réelles avec les prévisions, analyse l’évolution des charges, et évalue la situation financière de la copropriété.
- Présenter les comptes à l’assemblée générale : Le syndic clôture les comptes de l’immeuble et les présente à l’assemblée générale pour approbation, dans un délai de 6 mois après la clôture. Tout surplus ou déficit est reporté sur l’exercice suivant pour ajustement.
Comptables de copropriété : quels documents fournir ?
La loi SRU impose une organisation comptable stricte et la conservation des pièces justificatives pendant 10 ans.
La comptabilité d’une copropriété repose sur 3 documents essentiels :
- Le livre journal : Il enregistre quotidiennement toutes les opérations financières du syndicat.
- Le grand livre des comptes : Il regroupe toutes les opérations comptables de la copropriété, compte par compte.
- La balance générale : Elle récapitule les soldes des comptes en fin d’exercice. Elle fournit une vue d’ensemble de la situation financière.
Une gestion rigoureuse et transparente de la comptabilité d’une copropriété est essentielle pour en assurer le bon fonctionnement. En appliquant les principes de la comptabilité d’engagement et en respectant scrupuleusement les obligations légales, le comptable contribue à garantir la stabilité financière de l’immeuble.
