Copropriété : Confidentialité des données et cybersécurité

L’essor des technologies numériques posent de nouveaux défis en matière de confidentialité des données. Les copropriétés n’échappent pas à la règle. Elles gèrent une grande quantité d’informations personnelles. Entre autres : les coordonnées des résidents, des informations concernant les prestataires de services qui interviennent au niveau de la copropriété, etc. L’utilisation d’outils connectés comme les caméras de surveillance permet certes de moderniser la gestion des immeubles. Mais cela augmente également le risque de cyberattaques. Dans la suite de cet article, nous vous proposons quelques pistes pour assurer la cybersécurité en copropriété.

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Copropriété et cybersécurité : Les données impliquées dans la gestion d’une copropriété

Les copropriétés collectent et traitent diverses informations personnelles :

• Coordonnées des copropriétaires : Elles stockent les noms, adresses, emails, informations bancaires, historiques de paiement et parfois des détails personnels pour mieux gérer la copropriété.
• Données des locataires : Dans certaines copropriétés, les propriétaires qui louent leurs résidences partagent également les coordonnées de leurs locataires. Ils communiquent aussi des informations liées aux contrats de location avec le syndic ou l’association des copropriétaires.
• Données des prestataires : Les entreprises qui interviennent dans la copropriété libèrent aussi des données contractuelles et des détails sur leurs employés.

Toutes ces données contribuent à la bonne gestion de la copropriété. Toutefois, elles doivent rester confidentielles pour protéger la vie privée et la sécurité des résidents.

Des réglementations strictes encadrent la collecte et le traitement de ces données, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Le RGPD s’applique à toutes les entreprises, y compris les syndicats de copropriété. Il vise à garantir la protection des données des utilisateurs et à assurer la transparence ainsi que la sécurité du traitement des informations personnelles.

Les risques liés à la cybersécurité en matière de gestion de copropriété

En adoptant des outils connectés, les copropriétés s’exposent directement aux cyberattaques :

• Fuites de données : Des pirates peuvent voler et revendre des informations sensibles telles que les coordonnées bancaires et les identités des résidents.
• Usurpation d’identité : Les hackers utilisent ces données pour commettre des fraudes ou détourner des paiements.
• Sabotage des systèmes : Des cyberattaques ciblent les systèmes de contrôle d’accès, les caméras de surveillance ou les réseaux électriques, et perturbent la gestion de la copropriété.
• Infiltration des réseaux domestiques : Certains hackers utilisent les systèmes connectés des parties communes pour accéder aux réseaux personnels des résidents. Ce qui met en danger leurs équipements privés (ordinateurs, smartphones, etc.).

Quelques mesures pour protéger les données et assurer la cybersécurité des résidents

Pour prévenir ces risques, mettez en place des mesures de protection des données et de cybersécurité. Voici quelques pistes :

1. Responsabilité du syndic : 

Le syndic doit garantir que les mesures de protection des données respectent le RGPD. Il doit vérifier que tous les prestataires de services et les outils utilisés respectent des normes de sécurité élevées.

1. Mesures techniques à adopter :

   • Sécurisation des systèmes informatiques : Protégez les systèmes de gestion avec des pare-feu, des logiciels antivirus et des systèmes de détection des intrusions. Mettez à jour régulièrement les logiciels pour corriger les vulnérabilités.
   • Chiffrement des données : Utilisez le chiffrement pour protéger les informations sensibles et empêcher leur utilisation par des personnes non autorisées.
   • Sauvegardes régulières : Réalisez des sauvegardes régulières des données pour éviter leur perte en cas de cyberattaque ou de panne. Stockez ces sauvegardes de manière sécurisée, de préférence hors ligne ou dans des centres de données sécurisés.

2. Mesures organisationnelles :

   • Sensibilisation et formation : Formez les copropriétaires et les employés aux bonnes pratiques de cybersécurité, comme l’utilisation de mots de passe sécurisés et la vigilance face aux tentatives de phishing.
   • Limitation de l’accès aux données : Restreignez l’accès aux informations aux seules personnes nécessaires pour leurs fonctions, comme les syndics et les membres du conseil syndical.
   • Politiques internes : Établissez des politiques claires sur la collecte, le stockage et le partage des données, ainsi que sur les actions à entreprendre en cas de violation de sécurité.

Copropriété et cybersécurité :Le rôle des copropriétaires et des résidents

 Les copropriétaires et les résidents jouent également un rôle dans la protection des données et de la cybersécurité. Voici quelques comportements à adopter en ce sens :

• Utiliser des mots de passe forts : Choisissez des mots de passe robustes et changez-les régulièrement. Surtout pour les systèmes d’accès numériques comme les digicodes ou les caméras de surveillance.
• Surveiller les signes de phishing : Méfiez-vous des tentatives d’escroquerie par email ou SMS. Ne cliquez pas sur des liens suspects et ne fournissez pas d’informations personnelles à des sources non vérifiées.
• Signaler les anomalies : Si vous remarquez des comportements suspects ou des anomalies dans les systèmes de gestion ou les factures, informez immédiatement le syndic pour qu’une enquête puisse être menée.

Dans notre monde numérique, nous devons redoubler de vigilance pour protéger nos données et garantir notre cybersécurité. Le syndic et les copropriétaires doivent donc s’engager activement à mettre en œuvre les bonnes pratiques pour la sécurité de tous.