En tant que syndic, votre rôle est de gérer les intérêts collectifs d’une copropriété, souvent dans un contexte délicat. Mais comment maintenir cette neutralité, surtout en pleine crise ? Voici quelques stratégies concrètes pour assurer votre impartialité, avec des méthodes précises et des exemples pertinents.
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Comprendre l’importance de l’impartialité en tant que syndic
Le syndic est l’arbitre des copropriétés qu’il administre. Vous devez concilier les intérêts de nombreux propriétaires avec les divergences que cela peut comprendre. Dès que vous prenez parti, volontairement ou non, la confiance des copropriétaires peut s’éroder rapidement.
Environ 65 % des copropriétaires interrogés pensent que le gestionnaire de leur immeuble a des partis pris lors des conflits. Ce qui augmente leur frustration et accentue davantage les conflits.
Cette situation entraîne naturellement des frais supplémentaires en recours juridiques, des assemblées générales interminables et une hausse des charges pour tous les copropriétaires.
Quand vous prenez parti, par exemple dans un conflit entre deux groupes de copropriétaires qui s’affrontent pour une simple question d’entretien d’espaces verts, vous devenez un acteur du conflit au lieu de le résoudre. La neutralité, dans ces cas, n’est pas un luxe, mais une obligation.
Adopter une méthode structurée pour gérer les conflits: Pour le syndic
Les crises ne sont pas toujours vouées à être dénouées dans les tribunaux. Avant d’en arriver là, il est bien possible de trouver une solution.
Et pour cela, la communication est nécessaire. Cependant, il ne suffit pas de maintenir un dialogue ouvert. Il faut des outils concrets, comme la méthode DESC, utilisée dans la gestion des conflits :
La DESC consiste concrètement à :
Décrire la situation :
Décrire les faits de manière neutre. Par exemple, évoquez exactement dans le contexte du moment la situation qui oppose les parties en cause.
Exprimer le ressenti
Reformulez les émotions des parties impliquées. Cela montre que vous comprenez leur position sans prendre parti.
Spécifier une solution
Proposez des options claires et n’oubliez pas d’argumenter. Ce n’est pas seulement votre capacité à réunir et à comprendre les parties prenantes qui fera avancer les choses. Pour arriver à un compromis, vous devez expliquer le bien-fondé du résultat que vous espérez apporter de telle sorte que personne ne se sente défavorisé.
Conclure de manière constructive
Insistez sur l’importance de trouver une solution pour éviter une hausse des charges communes.
En appliquant cette méthode, vous structurez vos interventions et évitez de tomber dans le piège des jugements personnels.
Maintenir une transparence totale dans vos actions de syndic
La transparence est la meilleure manière de dissiper les soupçons de favoritisme. Pour atteindre cette finalité, il n’y a pas 36 solutions.
Si une crise éclate autour de travaux dans la copropriété, par exemple, documentez chaque décision. Présentez des devis, expliquez les critères de choix et organisez un vote clair. Une plateforme collaborative peut aussi être utile. Selon une enquête de l’Observatoire des Syndics, les gestionnaires qui utilisent des outils numériques pour partager des informations réduisent de 40 % les litiges liés à la gestion des travaux.
S’appuyer sur des tiers pour éviter les biais
Si la situation semble vous échapper, n’hésitez pas à recourir à un médiateur professionnel externe. En effet, malgré votre bonne foi, il est possible que votre neutralité soit compromise, pour une raison ou pour une autre. Un médiateur externe, neutre par définition, peut désamorcer les tensions qui dépassent votre champ d’action.
Prenons un exemple. Deux copropriétaires refusent de payer les charges pour des raisons opposées. Vous interagissez souvent avec l’un d’eux au point que tout le monde dirait que vous êtes des amis proches. Si vous tentez de trancher seul, vous risquez d’être accusé de partialité. En revanche, en confiant ce dossier à un médiateur, vous montrez que vous priorisez l’intérêt collectif. Les statistiques démontrent que 75 % des litiges en copropriété trouvent une solution grâce à une bonne médiation.
Rôle du syndic : Anticiper les crises grâce à des outils de prévention
La gestion de crise commence bien avant qu’un conflit n’éclate. Une copropriété bien informée est moins sujette à des tensions.
Organisez des réunions régulières, même en dehors des assemblées générales, pour discuter des points sensibles. Vous pouvez aussi utiliser un bon outil de sondage en ligne pour recueillir les intentions de chacun.
Si vous envisagez des travaux importants, proposez un questionnaire anonyme pour obtenir les préoccupations des copropriétaires. Ces mesures simples peuvent éviter que de petits désaccords ne dégénèrent.
Des études montrent que les copropriétés ayant mis en place des stratégies proactives voient leurs conflits internes diminuer de 30 %.
Éviter l’effet d’escalade : gérer les émotions
Les crises en copropriété sont souvent émotionnelles. Un copropriétaire en colère peut influencer les autres et alimenter une escalade. Votre rôle est de désamorcer ces situations.
Lorsqu’un conflit éclate, mettre en place un processus en trois étapes :
Écoutez activement : Prenez le temps de comprendre chaque point de vue, même si cela semble redondant.
Reformulez les besoins : si un copropriétaire proteste contre une augmentation des charges, reformulez en mettant l’accent sur ses finances personnelles, car il s’agit là du principal motif de sa réaction .
Focalisez l’attention sur la solution, pas sur le problème : Orientez toujours la discussion vers des actions concrètes. Un syndic qui sait gérer les émotions inspire le respect et la confiance.
Rôle du syndic : Communiquer des résultats concrets
Après une crise, il est important de montrer les résultats obtenus grâce à votre gestion. Envoyez un rapport aux copropriétaires. Un rapport qui détaille les décisions prises, les coûts réduits et les améliorations prévues.
Si une crise sur les frais d’entretien des parties communes a été résolue, détaillez les économies réalisées grâce à un prestataire mieux négocié. Selon le CMCI, ce type de transparence renforce la satisfaction des copropriétaires dans 68 % des cas .
Les conséquences économiques d’une gestion partiale
Enfin, gardez à l’esprit l’impact économique d’une mauvaise gestion des crises. Selon l’Association des syndics professionnels, un conflit non résolu peut entraîner une augmentation des charges de 20 à 30 % en raison des frais juridiques, des pertes de temps et des réparations retardées.
Exemple : une fuite dans un parking souterrain reste non réparée pendant des mois à cause d’un désaccord entre copropriétaires. Le retard des travaux entraînerait une aggravation des dégâts et une facture finale de 15 000 €, au lieu des 3 000 € initialement prévus.
En restant impartial et proactif, en présentant les arguments aprés avoir tenu compte des perspectives de chacun, vous protégez non seulement la paix sociale, mais aussi le portefeuille de vos copropriétaires.
