Les assemblées générales (AG) de copropriété sont souvent chargées de tensions entre copropriétaires, parfois envers le syndic. Divergences d’intérêts, incompréhensions ou malentendus peuvent rapidement dégénérer et ralentir la prise de décisions. Pourtant, des solutions existent pour désamorcer ces conflits et garantir un climat serein. Grâce à des méthodes éprouvées et des stratégies précises, il est possible de transformer ces moments de tension en discussions constructives, bénéfiques pour tous.
A lire aussi :
AG de copropriété : Comment les syndics peuvent-ils dynamiser les projets d’amélioration ?
Conseils pour une meilleure communication entre syndic et copropriétaires
AG de copropriété : Identifier et anticiper les sources de conflit
Dans l’idéal est préférable d’éviter la survenue du conflit plutôt que d’avoir à le désamorcer. Afin d’y arriver, vous avez besoin d’identifier les points sensibles qui sont souvent à la base des divergences. Ce sont généralement des faits qui concernent :
- les travaux d’entretien ;
- le budget ;
- L’utilisation des parties communes.
Un copropriétaire qui n’approuve pas des travaux coûteux peut s’opposer frontalement à la majorité. Dans le fond, de telles situations sont inévitables, car tous les copropriétaires n’ont pas les mêmes moyens financiers, d’où la nécessité d’anticiper.
Avant l’AG, un syndic proactif organisera des réunions informelles ou des sondages pour comprendre les attentes et objections des copropriétaires. Cette méthode réduit les risques de surprise et permet d’aborder chaque point de l’ordre du jour avec une vision claire des positions de chacun.
Une étude menée en 2020 montre que les copropriétés ayant mis en place ces pratiques ont vu une diminution de 25 % des litiges. Par ailleurs, cela optimise les temps de discussion pendant l’AG, que les copropriétaires perçoivent souvent comme trop long.
AG de copropriété : Une communication structurée favorise un climat de confiance
Une communication claire et structurée est essentielle pour régler les différends. Cela passe par 4 étapes qui sont résumées dans la méthode DESC. Ce procédé permet d’éviter les accusations directes et de rester sur des faits. Voici comment l’appliquer :
- Premièrement, il faut décrire le conflit ou la situation telle qu’elle est. Vous devez rester factuel à ce niveau. Par exemple, « Le mur du garage est abîmé depuis deux ans.»
- Ensuite, exprimez et partagez vos émotions sans apporter un jugement quelconque. En reprenant le même exemple, la réponse idéale serait « Cela me gêne, il en va de la sécurité de tous. »
- Quatrième point, spécifier. Il s’agira de proposer une solution. « Je suggère que nous fassions intervenir un professionnel. »
- Enfin, concluez en énonçant un bénéfice commun. « Cela augmentera la valeur de notre immeuble. »
Le processus consiste à libérer la parole en cadrant les interactions. Laissez s’exprimer chaque copropriétaire, après tout, il s’agit de gens responsables, dont vous n’êtes pas le tuteur et qui sont les premiers concernés par les problèmes. Encouragez toujours l’échange pendant les réunions.
AG de copropriété : Impliquer un tiers neutre pour apaiser les tensions
Quand les discussions s’enlisent ou s’échauffent, faire intervenir un tiers neutre peut débloquer la situation. Il peut s’agir d’un médiateur professionnel ou simplement d’une personne respectée dans la copropriété. Ce tiers agira comme un facilitateur. Il recentrera les débats sur des solutions concrètes.
Nous vous partageons l’exemple d’une copropriété lyonnaise dans laquelle des désaccords sur l’entretien des espaces verts persistent depuis des mois. L’intervention d’un médiateur a permis de créer un planning d’entretien partagé, accepté par tous, et a mis fin à une série de plaintes. Au final, l’intervention n’a coûté qu’environ 1000 €. Comparé à des frais judiciaires, souvent dix fois plus élevés, le bénéfice est évident.
Faire appel à un tiers neutre offre aussi un espace pour que chacun exprime ses frustrations sans crainte de jugement, ce qui facilite des compromis durables.
AG de copropriété : Fixer des règles claires dès le départ
Les tensions naissent et se perpétuent souvent parce que les règles sont inexistantes ou pas très claires. Pour éviter toute ambiguïté, il est nécessaire de rédiger un règlement de copropriété précis et adapté aux besoins de tous. Par exemple, définissez clairement les horaires d’utilisation des espaces communs ou les modalités d’organisation des travaux.
Un règlement rédigé avec soin évite les interprétations hasardeuses. En 2022, une copropriété lensoise a adopté une annexe au règlement pour clarifier les responsabilités liées aux balcons. Le résultat de cette action a été une réduction de 40 % des désaccords en AG sur ce sujet précis.
AG de copropriété : Former les copropriétaires à la gestion des conflits
Peu de copropriétaires maîtrisent les bases de la gestion des conflits. Pourtant, une formation simple peut grandement améliorer le climat général. Les formations mettent en avant l’écoute active, la reformulation et la gestion des émotions.
Former les copropriétaires à reformuler les critiques permet de réduire les malentendus. Une critique comme « Vous bloquez toujours les décisions » peut être reformulée en : « Quels sont vos doutes sur ce point ? » Cette approche favorise l’échange plutôt que l’affrontement.
Digitaliser les AG pour une meilleure gestion
La digitalisation des assemblées générales offre des avantages significatifs. Elle permet de bien préparer la réunion et limite les débordements émotionnels. Avec des outils comme les plateformes de vote en ligne, chaque copropriétaire peut s’exprimer sans être interrompu.
Une copropriété en Île-de-France, après avoir adopté un outil de gestion en ligne, a vu une réduction de 50 % des tensions liées au temps de parole. En permettant à chacun de voter et de s’exprimer en amont, les AG se concentrent sur les solutions plutôt que sur les disputes.
De plus, ces outils archivés servent de référence en cas de désaccord ultérieur, ce qui évite ainsi de rallumer des conflits déjà résolus.
Impliquer activement les copropriétaires dans les décisions
Un sentiment d’exclusion ou d’injustice peut ajouter encore plus de tension. Pour y remédier, il faut impliquer tous les copropriétaires dès la phase de réflexion. Créer des groupes de travail ou des commissions sur des sujets sensibles peut apaiser les frustrations.
Une implication active réduit les risques de contestation ultérieure et limite ainsi les frais judiciaires.
AG de copropriété : Pourquoi les conflits coûtent cher à votre copropriété ?
Les désaccords entre copropriétaires ne sont pas qu’une question de stress ou de relations difficiles. Ils génèrent également des coûts parfois insoupçonnés. Des travaux retardés, par exemple à cause d’une dispute, peuvent entraîner des frais supplémentaires de 15 à 20 %, en raison des pénalités ou du fait de la dégradation du bâtiment pendant que les travaux sont en pause.
En 2019, une étude de l’association des responsables de copropriété (ARC) a montré que les copropriétés qui connaissent souvent des conflits, dépensent en moyenne 30 % de plus en charges que celles où règne une bonne entente. Pourquoi ? Les frais d’avocats, les audits supplémentaires et les interventions des syndics pour résoudre des différends alourdissent la facture.
