Les conflits en copropriété peuvent rapidement devenir un fardeau pour tout le monde. Ils alourdissent l’ambiance, bloquent les projets et augmentent les charges. En tant que syndic, vous avez une grande responsabilité vis-à-vis de vos copropriétaires, celle de préserver un environnement serein. Pour cela, vous devez être un excellent médiateur afin de désamorcer les tensions et d’éviter les conséquences coûteuses. Voici les cinq étapes pour gérer les différends de manière efficace et durable.
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Les conflits en copropriété : poser les faits sur la table
Certainement l’une des compétences les plus sous-cotées des syndics. Pour résoudre un conflit en copropriété, la première chose que doit faire un syndic quand il aborde le copropriétaire en cause est de décrire objectivement la situation .
Cela signifie que vous devez présenter les faits de manière claire et neutre, sans laisser vos émotions ou vos interprétations prendre le dessus. En tant que syndic, vous devez rester impartial et vous concentrer sur ce qui est concret et vérifiable .
Si un copropriétaire se plaint, par exemple, de travaux non autorisés réalisés par un voisin. Votre rôle est de réunir les preuves tangibles avant toute intervention. Vous devez être en mesure d’avoir une réponse précise à ces différentes questions :
- Quels travaux ont été réalisés ?
- Existe-t-il une autorisation écrite ?
- Ces travaux ont-ils un impact direct sur les autres occupants ?
Plutôt que de vous laisser entraîner par des accusations floues, aidez tout le monde à rester factuel.
Décrire objectivement la situation permet de calmer les tensions et d’éviter l’escalade. Selon une étude récente, 15 % des litiges dégénèrent en contentieux faute d’une analyse claire au départ. En posant les faits sur la table dès le début, vous réduisez les risques de malentendus.
Exprimer clairement les ressentis : Créer un espace d’écoute
Une fois les faits établis, il est essentiel de permettre à chaque partie d’exprimer ses ressentis. De cette façon, vous pouvez désamorcer rapidement les tensions, car vous donnez à toutes les personnes concernées le sentiment d’être entendues et respectées. La méthode DESC est un outil particulièrement efficace pour structurer cette phase. Ici, nous nous concentrons sur le « E » de DESC : Exprimer.
Pour faciliter cette phase, créez un cadre propice au dialogue. Organisez une réunion dans un lieu neutre et limitez les interruptions. L’écoute active est importante.
Lorsque les ressentis ne sont pas pris en compte, les parties ont tendance à devenir plus rigides dans leurs positions. Au contraire, en reconnaissant leurs émotions, vous préparez le terrain pour une discussion constructive.
Gestion des conflits en copropriété : orienter vers des solutions concrètes.
Après avoir écouté les ressentis, il est temps de préciser les attentes . Cette étape est décisive, car elle transforme un échange d’émotions en un dialogue orienté vers les solutions. Dans la méthode DESC, c’est l’étape du « S » : Spécifier.
Imaginons que le copropriétaire souhaite que les travaux soient annulés et que le voisin s’engage à respecter les règles à l’avenir. Votre rôle est d’aider les deux parties à formuler des attentes claires et réalistes. Quelles actions définies pourraient résoudre le conflit ? Peut-être que la façade doit être remise en état ou qu’une régularisation en assemblée générale est à envisager.
En tant que syndic, vous devez également rappeler les règles et limites en vigueur. Par exemple, expliquez que les travaux qui ont un impact sur l’apparence extérieure doivent être soumis à un vote préalable. Insistez sur le fait que toutes les parties doivent respecter les décisions prises collectivement.
Les attentes doivent être précises et mesurables . Évitez les promesses vagues comme « On verra ce qu’on peut faire » et préférez des engagements concrets : « Les modifications seront soumises au vote lors de la prochaine assemblée générale. »
Conclure avec des solutions concrètes et un suivi clair.
La discussion ne sert à rien si elle ne débouche pas sur des actions. La dernière étape de la méthode DESC est de conclure avec des solutions concrètes. Cette phase consiste à formaliser un accord, en précisant les responsabilités de chacun et les délais à respecter.
Dans le cas d’espèce évoqué depuis le début, la solution pourrait inclure trois actions principales :
- Le copropriétaire concerné s’engage à demander une régularisation officielle ;
- inscription a été faite de cette demande à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale par vous ou par vos services ;
- Les deux parties conviennent de ne pas entreprendre d’autres démarches jusqu’à ce qu’une décision soit prise.
Pour éviter tout malentendu, formalisez cet accord par écrit et partagez-le avec toutes les parties concernées. Les documents signés servent de base légale en cas de désaccord futur.
Assurez également un suivi. Si des engagements ont été pris, vérifiez régulièrement qu’ils sont respectés. Par exemple, planifiez un rappel automatique pour inscrire la question à l’ordre du jour ou effectuer des contrôles après la mise en conformité.
Prévenir les conflits en copropriété : adopter une stratégie proactive
Si les étapes préconisées par la DESC sont très efficaces, la meilleure manière de gérer un conflit reste encore de le prévenir. En tant que syndic, vous êtes appelé à créer un environnement dans lequel les désaccords sont anticipés et désamorcés avant qu’ils n’éclatent.
Pour cela, vous pouvez constamment organiser des réunions pour discuter des petites tensions avant qu’elles ne dégénèrent. Ces rencontres permettent de résoudre les problèmes dans un climat plus détendu.
Mettez aussi en place une charte de vie commune. Ce document, validé en assemblée générale, fixe des règles claires sur des sujets sensibles comme les travaux, le bruit ou l’utilisation des parties communes. Par exemple, vous pourriez définir une plage horaire pour les travaux afin de réduire les nuisances.
Utiliser des outils modernes de communication, en particulier une plateforme collaborative ou un groupe WhatsApp, peut faciliter les échanges entre les copropriétaires et avec le syndic. Cela permet de signaler rapidement les problèmes et de limiter les frustrations.
Faites appel à un médiateur externe. Dans les situations difficiles, un professionnel peut aider à trouver un problème rapide et équitable.
En investissant dans la prévention, vous réduisez non seulement les tensions, mais aussi les coûts. Une copropriété sans conflit est une copropriété au sein de laquelle les projets avancent plus vite et les charges sont mieux maîtrisées.
