300 000 euros d’amende pour une erreur de TVA. C’est le cauchemar qu’a vécu une copropriété parisienne en 2023 suite à un contrôle fiscal en copropriété. Si ce cas extrême reste rare, il illustre l’importance d’une gestion fiscale irréprochable en copropriété. Entre TVA mal calculée, revenus locatifs oubliés et fonds travaux mal utilisés, les pièges sont nombreux pour les syndics. Voici comment les anticiper et mieux, les éviter.
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Pourquoi et comment se passe le contrôle fiscal en copropriété ?
Une copropriété n’est pas une entité fiscale à proprement parler, mais elle peut générer des revenus imposables. En cas de vente du bien ou de location d’un ou plusieurs lots. Un contrôle fiscal en copropriété a globalement pour finalité de :
- Prévenir les fraudes ou les détournements dans la gestion des charges ;
- S’assurer que les obligations déclaratives sont remplies ;
- encadrer les activités exceptionnelles génératrices de revenus ;
L’administration fiscale dispose d’un droit de regard étendu sur les comptes des copropriétés, quelle que soit leur taille, et la période de contrôle peut remonter jusqu’à trois ans, à compter de l’année en cours. Par exemple, en 2024, les services fiscaux peuvent examiner les exercices 2021, 2022 et 2023. Dans certains cas de fraude présumée, ce délai peut être prolongé jusqu’à six ans.
Contrôle fiscal en copropriété : Quels sont les points de vigilance prioritaire ?
La TVA est le principal point de vigilance pour un syndic. Dans une copropriété, tous les travaux ou prestations réalisés ne sont pas traités de la même façon. Si vous faites réparer une fuite dans une canalisation, la TVA appliquée sera différente de celle apposée pour des travaux d’isolation thermique financés dans le cadre d’un dispositif écologique. Cela est dû au fait que certaines opérations ouvrent droit à une récupération de TVA, tandis que d’autres non. Si vous vous trompez dans cette distinction, le fisc peut estimer que vous avez sous-déclaré ou mal géré les comptes, ce qui deviendra très vite un problème.
Après la TVA, il y a les revenus des parties communes qui sont aussi des points de vigilance. Prenons un autre exemple. Une entreprise loue une partie du toit pour y installer une antenne relais ou un panneau publicitaire est placé sur un mur extérieur. Les revenus de cette prestation ne profitent pas à la copropriété en tant qu’entité qui les garde. Ils sont redistribués entre les copropriétaires, proportionnellement à leurs tantièmes. Le problème, c’est que si vous oubliez de déclarer ces revenus ou si vous les répartissez mal, le fisc peut intervenir. Et là encore, les erreurs se paient cher, parfois même au détriment des copropriétaires.
Contrôle fiscal en copropriété : Comment préparer les documents essentiels ?
Pendant les contrôles, l’administration fiscale s’attend à ce que tout soit parfaitement documenté. Elle ne se privera surtout pas de vous mettre face à vos responsabilités en cas d’incohérence.
En tant que syndic, votre première mission est donc de vous assurer que chaque information financière ou chaque décision importante qui concerne la copropriété est bien archivée. Si tel n’est pas le cas, il devient presque impossible de répondre efficacement aux demandes des inspecteurs.
Pour faire face sereinement à un contrôle fiscal, vous devez notamment tenir à jour et conserver :
Les documents financiers
Les documents financiers désignés ici sont les relevés bancaires du compte séparé de la copropriété. Ils permettent de prouver que les fonds de la copropriété sont distincts de ceux du syndic, ce qui est en temps normal une obligation légale. À cela s’ajoutent les états financiers annuels, qui doivent détailler les recettes et les dépenses de manière claire, et les annexes comptables qui expliquent les détails techniques.
Les procès-verbaux d’assemblées générales
Les décisions prises en assemblée générale doivent être consignées dans des procès-verbaux. Ces documents permettent de justifier l’origine de chaque dépense ou investissement. Par exemple, si une toiture a été rénovée, le procès-verbal montrera que la décision a été approuvée par les copropriétaires. À ce titre, il est tout aussi important de conserver les justificatifs liés aux travaux : factures des prestataires, contrats signés, mais aussi éventuelles subventions obtenues pour financer ces travaux.
La liste des copropriétaires avec leur quote-part respective
La liste des copropriétaires avec leurs tantièmes doit être également mise à disposition du fisc. Pourquoi est-ce essentiel ? Parce que la répartition des charges, des revenus locatifs ou des travaux reposent sur ces informations. Si cette liste est incorrecte ou incomplète, cela peut entraîner des erreurs dans la gestion et poser problème lors du contrôle.
Contrôle fiscal en copropriété : Quelles sont les erreurs fréquentes à éviter ?
L’expérience montre que certaines négligences reviennent régulièrement lors des contrôles.
La confusion entre les charges déductibles et non déductibles en est un exemple. Ce n’est pas parce qu’une dépense est réalisée pour le compte de la copropriété qu’elle est automatiquement déductible. Par exemple, les charges liées au personnel (gardien, concierge) doivent être traitées avec une attention particulière, car elles impliquent des obligations précises, comme le paiement des charges sociales et la gestion du prélèvement à la source.
Une autre erreur est le traitement des fonds travaux. La loi ALUR impose aux copropriétés de constituer un fonds travaux obligatoire, destiné à financer les dépenses futures. Ce fonds ne peut pas être utilisé pour couvrir des dépenses courantes ou imprévues.
Si les sommes sont mal comptabilisées ou utilisées en dehors du cadre prévu, cela peut être perçu comme une infraction. De plus, il est essentiel de pouvoir justifier l’utilisation de ces fonds avec des documents précis lors d’un contrôle fiscal.
Comment prévenir les erreurs ?
Pour éviter les mauvaises surprises lors d’un contrôle fiscal, il faut tout simplement une gestion organisée et prévoyante.
Adoptez une méthode de classement rigoureuse. Chaque document, chaque contrat, chaque facture et chaque relevé bancaire doit être conservé dans un format facilement accessible. Aujourd’hui, la dématérialisation est un avantage considérable : en numérisant et en classant méthodiquement vos fichiers, vous gagnez en efficacité et vous réduisez le risque de perdre des documents essentiels.
Un logiciel de gestion spécialisé est également un outil précieux. Ces logiciels permettent de suivre en temps réel toutes les opérations financières, de produire des rapports précis et de respecter les obligations comptables. Avec une telle solution, vous pouvez identifier rapidement les anomalies et rectifier les erreurs avant qu’elles ne deviennent problématiques.
Mais la technologie ne suffit pas à elle seule. Il est essentiel que le personnel chargé de la comptabilité soit bien formé. Les réglementations évoluent constamment, et une mise à jour régulière des connaissances est indispensable pour éviter des erreurs coûteuses. À cette fin, des formations périodiques sont particulièrement utiles pour s’assurer que les équipes maîtrisent les nouvelles obligations légales et les bonnes pratiques comptables.
