Les syndics croulent sous les e-mails, les appels et la paperasse. Pendant ce temps, des outils digitaux innovants restent mystérieusement ignorés alors qu’ils pourraient transformer radicalement leur quotidien. Messagerie instantanée, gestion automatisée des charges, assemblées générales virtuelles… Ces solutions promettent de libérer les syndics des tâches chronophages pour se concentrer sur l’essentiel : le service aux copropriétaires. Dans un secteur où le temps est précieux, peut-on encore se permettre d’ignorer ces alliés numériques ? Découvrez dans cet article les outils digitaux que les syndics ignorent mais devraient adopter.
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Outils de communication directe pour optimiser les échanges Syndic-Copropriétaire
Les syndics gèrent souvent plusieurs immeubles et sont amenés régulièrement à interagir avec un grand nombre de copropriétaires, chacun ayant des préoccupations et des demandes précises.
Traditionnellement, ces échanges se font par téléphone, par e-mail ou par courrier et leur traitement constitue pour les syndics un poste de travail à part entière. Pour les plus sollicités, cela peut devenir lourd à gérer, d’autant qu’ils sont déjà dispersés entre plusieurs charges.
La conséquence immédiate qui en découle, c’est leur inefficacité qui met considérablement en péril le bon fonctionnement de la copropriété. Cette finalité peut toutefois être évitée avec des outils de messagerie instantanés. Lesquels en plus de faciliter la réactivité, permettent aussi de suivre l’historique des échanges, ce peut éviter tout malentendu.
Outils digitaux pour syndics : Slack
À l’origine, Slack est tout simplement une application de messagerie d’équipe, mais elle est tout aussi adaptée à l’usage des syndics. Du reste, elle a montré ses preuves en la matière. Slack permet de créer des canaux pour chaque copropriétaire et donc de permettre au syndic de regrouper toutes les discussions et les demandes des copropriétaires et même des autres intervenants dans une même interface. Il est clair que suivant la taille de votre portefeuille la solution peut être plus ou moins pertinente.
Néanmoins avec la solution, chaque acteur peut poser ses questions directement dans un canal dédié, sans passer par des e-mails dispersés. Le syndic peut ainsi répondre rapidement, et tous les copropriétaires peuvent suivre les réponses. Cela permet de gagner du temps, car il n’y a plus besoin de répéter des informations à chaque interlocuteur.
Zendesk
Avec Zendesk, l’innovation est encore plus poussée. En effet, la plateforme, tout à fait personnalisable, fonctionne comme un système de tickets. Lorsqu’un copropriétaire envoie une demande, un “ticket” est créé. Lequel est ensuite assigné à une personne ou une équipe du syndic et un suivi est effectué jusqu’à sa résolution.
En quoi c’est différent ? Contrairement à un simple e-mail, chaque demande est enregistrée dans le système, avec un statut mis à jour (en attente, en cours, résolu). Le copropriétaire est informé à chaque étape, ce qui le rassure.
Avec cet outil, les syndics peuvent facilement classer, trier et rechercher les demandes, et même analyser quelles sont les demandes les plus courantes. Cela leur permet de mieux gérer les priorités et de se concentrer sur les demandes urgentes.
Outils digitaux pour syndics : Gestion des charges et suivi financier en temps réel
La gestion des charges et des dépenses peut être aussi un facteur de stress pour les syndics. Entre la collecte des paiements, la répartition des charges, et l’obligation de fournir une transparence totale vis-à-vis des copropriétaires, les syndics se retrouvent souvent noyés sous un flot constant de chiffres. En l’absence de système adapté, cela donne naturellement lieu à des erreurs humaines fréquentes, des retards dans les paiements, et une communication confuse avec les copropriétaires, qui se retrouvent souvent dans le flou quant à l’utilisation de leurs contributions.
Cela dit, des outils comme Thetraworks et Emphasis apportent une véritable solution à ce problème. En effet, ces plateformes permettent d’automatiser une grande partie du travail fastidieux, comme la collecte des données et la répartition des charges. Du reste, cela minimise les risques d’erreurs tout en offrant une bien plus grande fluidité dans la gestion des informations. En temps réel, l’outil génère des tableaux récapitulatifs, permettant à chaque copropriétaire de visualiser les données financières. Chacun peut savoir où va son argent à tout moment, ce qui est essentiel pour instaurer un climat de confiance.
De plus, ces outils offrent également une mise à jour automatique des paiements. Si un copropriétaire tarde à honorer sa part, un suivi est automatiquement enclenché, par le biais d’alertes ou de relances. Le syndic gagne un temps précieux, puisqu’il n’a plus à gérer manuellement ces rappels. Cela facilite donc non seulement le travail administratif, mais aussi la relation avec les copropriétaires, qui sont tenus informés de leur situation financière.
CRM et automatisation des tâches répétitives pour libérer du temps
Si les tâches administratives sont essentielles à la gestion d’une copropriété, elles restent néanmoins très chronophages. Rédaction de courrier, envoi de convocations pour les assemblées générales, gestion des relances pour les paiements en retards sont autant d’actions qui nécessitent une attention constante. Étant répétitives, ces tâches peuvent vite s’accumuler et déborder. Par ailleurs, elles ne laissent que peu de place à l’optimisation de la gestion globale de la copropriété. En effet, sans un outil adapté, un syndic se trouve dans l’obligation de multiplier les actions manuelles, souvent au détriment des nombreuses autres priorités qui sont les siennes.
Heureusement, des solutions comme Gesty ou Powimo, des CRM spécialisés pour les syndics, offrent un large éventail de fonctionnalités pour automatiser les tâches répétitives. L’automatisation des relances, des envois de convocations ou des courriers devient dès lors une évidence. Ces outils peuvent, par exemple, envoyer des rappels automatiques pour les paiements en retard, générer des convocations d’assemblée générale à des dates prédéfinies, ou encore préparer des rapports de manière instantanée. Cela dit, ce gain de temps ne se limite pas seulement à l’envoi automatique de documents. Ces systèmes permettent également de centraliser toutes les informations relatives aux copropriétaires, facilitant ainsi la gestion des données et la communication.
Outils digitaux pour syndics : Gestion des assemblées générales virtuelles pour simplifier la logistique
Les assemblées générales sont essentielles dans une copropriété, car elles permettent à tous les copropriétaires de se retrouver, d’échanger et de décider ensemble des grandes orientations pour la gestion de leur bien commun. Cependant, organiser un tel congrès peut demander énormément de ressources aux syndics : réserver un lieu, envoyer des convocations, gérer la présence des copropriétaires, vérifier les procurations, collecter les votes… pour ne citer que ceux-là. Au bout du compte, cela représente un investissement de temps considérable, sans parler des frais qui s’ajoutent pour la location de la salle ou l’impression des documents.
Mais depuis quelques années, les outils numériques simplifient considérablement la démarche. Les plateformes comme Votebox ou eAG ont permis de réinventer l’organisation des AG. Non seulement elles éliminent la nécessité d’un lieu physique, elles simplifient aussi les démarches administratives. En quelques clics, les copropriétaires peuvent participer à la réunion en ligne, poser des questions et surtout, voter.
Ce changement de paradigme permet de contourner les obstacles classiques d’une AG en présentiel, tels que les absences dues à la distance ou aux contraintes de calendrier. Par ailleurs, tout est centralisé dans un espace numérique, ce qui rend le processus de vote et de suivi bien plus fluide. Les résultats tombent instantanément, sans attendre que quelqu’un fasse le décompte à la main, ce qui réduit les risques d’erreurs et de malentendus.
Ces outils simplifient la vie des syndics de copropriété tout en facilitant la participation des copropriétaires. Fini les déplacements ou les tracas pour gérer les procurations ! Pour le syndic, tout est automatisé : gestion des votes, documents et résultats, ce qui représente un gain de temps précieux et une aide précieuse face à leurs nombreuses responsabilités.
