Depuis toujours, les copropriétés souffrent d’un cruel manque de transparence qui ne cesse de générer méfiance et conflits entre copropriétaires et syndics. Documents égarés, comptes obscurs, communication défaillante…sont autant de difficultés qui empoisonnent le quotidien des résidents. Pourtant, ces situations peuvent être évitées grâce à la digitalisation des syndics. Comment ? Nous allons voir concrètement comment digitaliser un syndic transforme de manière radicale la gestion des immeubles, le suivi financier et la prise de décision collective.
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Digitaliser un syndic pour un accès rapide aux informations
Un syndic digitalisé apporte de la transparence en organisant et mettant à disposition une information administrative et financière actualisée pour tous les copropriétaires, accessible via une plateforme unique sécurisée.
Les plateformes numériques permettent de centraliser l’information. Elles remplacent définitivement les classeurs poussiéreux et les communications fragmentées.
Avec un tel service, les copropriétaires obtiennent instantanément l’intégralité des documents administratifs et financiers de leurs propriétés. Les informations sur les copropriétés deviennent facilement accessibles, traçables et datées.
Ces systèmes numériques garantissent également un archivage total. Les données s’organisent automatiquement : comptes rendus, factures, devis s’indexent et se classent sans aucune intervention manuelle. Le risque de perte ou de désorganisation disparaît complètement.
Prenons l’exemple d’une copropriété gérée via les plateformes Matera ou INCH. Chaque copropriétaire peut, grâce à son espace personnel, consulter les relevés de charges ou vérifier l’état des travaux en cours.
Comparées aux systèmes traditionnels, ces plateformes simplifient également les interactions. Les copropriétaires n’ont plus besoin de contacter le syndic pour obtenir une copie d’un document, ils le trouvent en quelques clics.
Digitaliser un syndic pour plus de transparence dans les finances
La transparence dans les finances est absolument nécessaire dans une copropriété parce qu’elle touche directement à la confiance que les copropriétaires ont en leur syndic.
Voici quelques situations que peuvent provoquer un manque de transparence financière :
C’est potentiellement le signe d’irrégularités dans la répartition des charges. Est ce que les charges sont bien réparties entre copropriétaires, selon leurs tantièmes ? Est ce qu’il y a des erreurs ? Est-ce possible de les vérifier ? Ce flou dans la gestion financière peut être à l’origine d’un sentiment d’injustice et d’une suspicion dans les compétences du syndic à gérer le volet financier.
Au-delà des complications internes, le manque de transparence dans les finances peut aussi entraîner des sanctions légales, voire la révocation du syndic.
En France, le syndic a une obligation légale de tenir une comptabilité séparée pour chaque copropriété et de fournir un compte rendu détaillé chaque année.
Produire ces informations prend énormément de temps et répondre aux sollicitations individuelles impacte clairement la charge de travail des syndics, au-delà de toutes leurs obligations légales. Conséquence : certains syndics n’arrivent pas à tout générer. Les demandes s’empilent et les délais de réponses se rallongent.
Pour pallier ce manque de temps et améliorer la transparence financière, plusieurs outils de gestion numérique peuvent être déployés par le syndic. Les outils sont nombreux, voici quelques solutions efficaces pour améliorer la transparence dans les comptes de la copropriété :
- Copropriété digitale par VILOGI
- Copromatic
- Matera
Cette liste n’est pas exhaustive.
Digitaliser un syndic pour une communication instantanée et collaborative
Les applications mobiles ou les plateformes de messagerie instantanée comme WhatsApp ou Slack, suppriment les délais de transmission entre les copropriétaires et le syndic.
Lorsque survient un problème urgent, comme une fuite d’eau ou une panne d’ascenseur, le syndic peut signaler immédiatement l’information via un groupe WhatsApp pour que l’information soit transmise plus rapidement.
La communication instantanée permet une participation active des copropriétés dans la vie et la gestion de leur immeuble.
Dans les solutions logicielles plus complètes, la messagerie instantanée est couplée à d’autres fonctionnalités qui facilitent les interactions entre le syndic et les copropriétaires.
Il est possible d’organiser les assemblées générales à distance. Les propriétaires participent depuis leur domicile, sans contrainte géographique. Le système enregistre chaque vote et les décisions sont prises plus rapidement. Plusieurs études ont d’ailleurs prouvé, à ce propos, que la digitalisation des assemblées générales accroît considérablement le taux de participation.
Digitaliser un syndic : Une réduction de divers coûts grâce à la digitalisation
S’il est souvent considéré uniquement sous le prisme des dépenses qu’il génère, le passage au numérique est aussi apparié à des économies substantielles pour la copropriété.
Rien que l’automatisation des tâches administratives réduit déjà considérablement les frais de gestion. Les envois postaux, l’impression des documents et l’archivage physique disparaissent au profit des communications électroniques.
Et comme il a été mentionné précédemment, les outils numériques sont un réel avantage pour la gestion comptable. Avec ces outils, les dépenses sont anticipées et les mesures sont prises rapidement.
Les volets administratifs et financiers ne sont pas les seuls domaines pertinents. Par exemple, le suivi énergétique détaillé aide à identifier les postes énergivores et à mettre en place des solutions d’optimisation.
Les appels d’offres dématérialisés favorisent également la mise en concurrence des prestataires. Les copropriétaires accèdent à un plus grand nombre de devis, comparent facilement les prix et choisissent les meilleures offres. Cette transparence du marché pousse naturellement les prix vers le bas.
La digitalisation permet aussi de détecter rapidement les impayés et d’engager les procédures de recouvrement plus tôt. Les relances automatiques et le suivi précis des échéances améliorent la trésorerie de la copropriété.
Digitaliser pour accroître la valeur de la copropriété pour de nouveaux acquéreurs
La modernisation numérique valorise le patrimoine immobilier. Les acheteurs potentiels sont toujours impressionnés par les copropriétés dont les outils de gestion sont les plus performants.
C’est un signe que le bien est bien géré et qu’il bénéficie d’une maintenance préventive efficace.
L’historique numérique complet de la copropriété rassurera les futurs acquéreurs. Ils peuvent consulter l’ensemble des travaux réalisés, les décisions prises en assemblée générale et l’évolution des charges sur plusieurs années. Cette transparence facilite les transactions et augmente l’attractivité des biens.
Les outils digitaux permettent également une meilleure planification des travaux d’amélioration. Les copropriétaires visualisent clairement les projets à venir et leur impact sur la valeur du bien. Les rénovations énergétiques, notamment, sont mieux anticipées et valorisées.
Comment gérer la transition numérique ?
La transformation numérique d’une copropriété doit se faire progressivement. La première étape consiste à évaluer les besoins spécifiques de l’immeuble et à choisir des solutions adaptées. Un audit préalable peut permettre d’identifier les points d’amélioration prioritaires.
Ensuite vient la formation des copropriétaires aux nouveaux outils. À cette fin, des sessions d’accompagnement doivent être organisées pour familiariser chacun avec les fonctionnalités. Les personnes moins à l’aise avec le numérique doivent être particulièrement encadrées pour éviter toute exclusion.
L’implication du conseil syndical est d’un grand intérêt pour cette transition. Ses membres vont avoir l’occasion de tester les outils en avant-première et devenir des ambassadeurs auprès des autres copropriétaires. Grâce à leur retour d’expérience, les solutions peuvent être ajustées avant le déploiement général.
